开始之前
你需要两样东西中的一样：一个聊天应用，比如 ChatGPT、Claude、Gemini 或 Microsoft Copilot，或者邮箱里自带的起草按钮。下面的提示词，你可以原样输入任何一个聊天应用。按钮能不能用，则取决于你的账号。
据 Google 的帮助页面，Gmail 的 Help me write 需要符合条件的 Google Workspace 或 Google AI 套餐，个人 Google 账号则只在美国可用，而且语言要在支持范围内。微软的Outlook 中 Copilot 起草页面说，如果你看不到 Copilot，请联系你的 IT 管理员。
挑一封这周必须发出去的邮件。真实的邮件比编出来的练习学得快。把这串邮件往来保持打开，方便你粘贴内容。
分五步写出初稿
下面这条提示词用上了全部五步。它是我们自己写的示例，不是哪家厂商的模板，所以请换成你自己的细节。
为什么要放一封你自己的邮件
示例是引导 Claude 输出格式、语气和结构最可靠的办法之一。
请给客户李明写一封邮件。他很不高兴，因为我们的报告晚了两天。
我想要的：只道歉一次，说明新的交付日期（[日期]），并提出开一个 15 分钟的电话会。
语气：冷静、直接，不找借口，不超过 200 字。
下面是我以前写的一封邮件，请参照它的文风：
[粘贴你自己写过的一封邮件]- 写明读者。说清谁会收到这封邮件，你和他是什么关系。Google 的帮助页面给的建议一样：写出收件人或收件群体，说明主题和你需要的行动。
- 说明你想让对方做什么，什么时候做。只提一个明确的要求，草稿才会短，读的人也只有一件事要回答。
- 事实由你来给。把日期、金额和姓名写进提示词。Google 提醒 Gemini 可能给出不准确的信息，所以别把日期或价格留给应用去填。
- 用平常的话说明语气和篇幅。“冷静、直接，不超过 200 字”比“专业”给应用的线索更多。Google 建议用 formal 或 casual 这样的语气词。
- 粘贴一封你自己写过的邮件当示例。上面那句引文就是 Anthropic 的理由。示例里的姓名和隐私细节，要先删掉。
回复、改写和缩短
大部分功夫在初稿之后。一次只提一个修改，你才能看出是哪个请求起了作用。下面是四种常见的请求。
| 任务 | 粘贴什么 | 怎么说 |
|---|---|---|
| 回复一封邮件 | 你收到的邮件，再加几个词写明你的答复 | 请回复这封邮件。我的答复是可以，但周一之前不行。语气友好，写短一点。 |
| 调整语气 | 你自己的草稿 | 把这段改得更温和一些，事实和篇幅不变。 |
| 缩短 | 你自己的草稿 | 压缩到 80 字以内，保留截止日期和请求。 |
| 只改一处 | 整封邮件 | 只重写第三段，其余保持不变。 |
Gmail 和 Outlook 里的按钮
两个邮箱都能在你平时工作的地方直接写草稿，省去在窗口之间复制粘贴。下表把两者并排放在一起，内容依据它们 2026 年 11 月 4 日的帮助页面。
| Gmail：Help me write | Outlook：Draft with Copilot | |
|---|---|---|
| 开始 | 点 Compose，在底部的提示栏输入，再点 Create | 依次选 Home、New mail，再选 Copilot 图标和 Draft。输入提示词，选 Generate |
| 修改 | 用 Formalize、Friendly 或 Shorten，或输入新的指令 | 用语气和篇幅选项（经典版 Outlook 里叫 Adjust），或改提示词再生成 |
| 保留 | Undo 和 Redo 可以在几份草稿之间切换 | 选 Keep it，修改文字，然后 Send |
| 要知道的限制 | 它可以用你的其他邮件和云端硬盘文件来贴近你的文风，点 Sources 能看到用了哪些 | 在新版 Outlook 和网页版 Outlook 里，它不支持纯文本邮件。到 Settings、Mail、Compose and reply 里切换成 HTML |
在 iOS 和 Android 版 Outlook 里，Coaching by Copilot 会审阅你自己写的邮件。微软说它至少需要 100 个字符才会给出反馈。
发出之前先检查
站在收件人的角度读一遍草稿。一段读起来很顺的文字，照样可能带着错误的日期。
Google 的页面说 Gemini 可能给出不准确或不合适的信息，还说不要把 Gemini 当作医疗、法律、财务或其他专业意见。任何应用都该同样小心，所以最后一遍要你自己读。
姓名和头衔
照对方自己的写法拼写姓名和公司名。
日期和数字
每一个都对照你的日历或笔记，不要对照草稿。
承诺
删掉你不打算做出的承诺，比如折扣或期限。
附件和链接
正文提到文件，就把文件附上。有链接，就点一下试试。
语气
大声读出来。当面不会对这个人说的话，都删掉。
Claude 团队在 X 上怎么说 Outlook 里的邮件
今年 Outlook 里又多了一个 AI 起草工具。2026 年 5 月 7 日，Anthropic 的 Claude 账号在 X 上宣布：Claude for Outlook 进入公开测试，同一天，Claude for Excel、PowerPoint 和 Word 正式上线。帖子的第二句最值得细读：Claude 在微软的几个应用之间切换时，会带着你们整段对话的上下文。
放到邮件上，这段上下文可能包括你刚在表格里改过的一个数字。Anthropic 的发布文章说，这个插件会把收件箱分成三类：需要回复的、它能代你起草的、可以不理的。它写的回复以草稿形式出现在 Outlook 的撰写窗格里，收件人、主题和正文都已经填好。
收件人那一栏也是插件填的，所以它也要加进上面的五项检查。发布文章说，你不点 Send，什么都不会发出去，你的最后一遍检查就在这一下之前。这个测试版对所有付费的 Claude 套餐开放，在公司里则由管理员从 Microsoft AppSource 部署。
Claude 在你的各个微软应用之间切换时，会带着你们对话的完整上下文。
X 官方嵌入卡片的截图，拍摄于 2026 年 11 月 5 日，时间为 UTC。点击截图可到 X 上打开原帖。
常见错误
- 只说“写一封关于这个项目的邮件”，别的什么也不给。应用只能去猜读者、目的和语气，草稿自然很泛。
- 让应用自己补事实。你没给它的日期或价格，都是它猜的。
- 直接发出第一稿。把没有信息量的开头删掉，再加上只有你才知道的那个细节。
- 粘贴隐私内容。凡是你不会转发给陌生人的，都先删掉，Google 和 Anthropic 怎样处理聊天记录，见第 3 课。
- 一个请求里提五处修改。改一处，看结果，再提下一处。
自己试一试
- 挑一封你欠别人的真实邮件，按五步写好提示词。
- 跑两次：一次带上你自己的邮件当示例，一次不带。比较两份草稿的口气。
- 再要一份更短的和一份更温和的，留下你愿意署名的那一份。
- 做完五项检查，再发出去。
下一课：用 AI 做调研
这里用到的做法，都出自提示词工程入门：补充背景、给出示例、指定格式、每次只改一处。下一课怎样用 AI 做调研，从写东西转到查东西，核对答案变得更加要紧。
每周都要用的提示词值得存起来。技能就是存好的指令，任务匹配时由智能体加载。
自测一下
在请应用写初稿之前，下面哪一项该写进提示词？
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B. 读者、你想让对方做什么，以及语气 应用猜不出谁来读邮件、你想要什么、语气该怎样，所以第一步就是把这三件事说清楚。
为什么要把一封你自己写的邮件粘贴进提示词？
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C. 示例能引导草稿的语气和结构 Anthropic 说示例是引导语气、格式和结构最可靠的办法之一。
在新版 Outlook 里，纯文本邮件用不了 Draft with Copilot，怎样解决？
查看答案
A. 到 Settings、Mail、Compose and reply 里把邮件切换成 HTML 微软说 Draft with Copilot 不支持纯文本，HTML 要在 Settings、Mail、Compose and reply 里设置。
应用给出草稿之后，你该怎么做？
查看答案
D. 亲自核对每个姓名、日期、数字和承诺 读起来很顺的草稿也可能带着错误的日期，Google 提醒 Gemini 可能给出不准确的信息。
常见问题
AI 能用我自己的口吻写邮件吗？
部分可以。让应用看看你平时怎么写，再请它照着那种文风写。Google 还说，Help me write 可以用你的其他邮件和云端硬盘文件来贴近你的语气，它的 Sources 按钮会显示用了哪些。
怎样避免 AI 写的邮件读起来像机器人？
给它只有你才知道的事实，再加一个简短的篇幅限制。然后删掉没有信息量的开头，补上只有你才能补的细节，并把结果大声读一遍。
写邮件该用哪个 AI 应用？
用你已经打开的那个。提示词在 ChatGPT、Claude、Gemini 和 Copilot 里是一样的，所以 Gmail 和 Outlook 里的按钮，主要是帮你省下复制粘贴。
Draft with Copilot 能处理纯文本邮件吗？
不能。这个按钮只认 HTML 格式。把默认的撰写格式改成 HTML，再新建一封邮件，它就会出现。
AI 能改进我已经写好的邮件吗？
能。把邮件粘贴进去，只提一个修改，比如更短或更友好。Gmail 的草稿有 Formalize、Friendly 和 Shorten 选项，iOS 和 Android 版 Outlook 则有 Coaching by Copilot，邮件至少要有 100 个字符。
把客户的邮件粘贴到聊天应用里安全吗？
不能不假思索。先去掉姓名、数字和一切保密的内容，并遵守公司的规定。第 3 课列出了 Google 和 Anthropic 说它们怎样处理聊天记录。
资料来源
- Microsoft: Draft an email message with Copilot in Outlook https://support.microsoft.com/en-us/office/draft-an-email-message-with-copilot-in-outlook-3eb1d053-89b8-491c-8a6e-746015238d9b
- Google: Draft emails with Gemini in Gmail https://support.google.com/mail/answer/13955415?hl=en
- Anthropic: Prompting best practices https://platform.claude.com/docs/en/build-with-claude/prompt-engineering/claude-prompting-best-practices
- Claude (@claudeai) on X: Claude for Outlook in public beta https://x.com/claudeai/status/2052445786651168849
- Anthropic: Collaborate with Claude across Excel, PowerPoint, Word and Outlook https://claude.com/blog/collaborate-with-claude-across-excel-powerpoint-word-and-outlook