按 Airtable 规则用 AI 给 Outlook 邮件分类

按 Airtable 规则用 AI 给 Outlook 邮件分类

一个 n8n 工作流，用 AI Agent 整理一个 Outlook 文件夹里的邮件。Agent 读取每封没有旗标也没有类别的邮件，连同 Airtable 里的类别规则和删除规则、Monday.com 里的联系人名单一起看。它在 Outlook 里为邮件设置类别，邮件需要处理时还会提高它的重要性。

包里有什么

• workflow.json：n8n 导出的工作流，二十九个节点：二十个会运行的和九张便签。里面没有任何凭据。
• README.md：这份设置说明，压缩包里的是英文版。

我们相对原来的副本改了什么

• 凭据的关联都删掉了。请为 Outlook、OpenAI、Airtable 和 Monday.com 选你自己的。
• 作者的私人 ID 现在是占位符：<YOUR_OUTLOOK_FOLDER_ID>、<YOUR_AIRTABLE_BASE_ID>、四个表的 ID（例如 <YOUR_RULES_TABLE_ID>）和 <YOUR_MONDAY_BOARD_ID>。
• 模型原来是 gpt-4o。OpenAI 的弃用页面（2026 年 11 月 12 日查阅）给出 gpt-4o 快照的停用日期是 2027 年 1 月 14 日，并点名了 gpt-6-luna。Agent 通过函数调用把答案交给输出解析器，而 OpenAI 关于 gpt-6-luna 的页面写明，Chat Completions 只有在推理强度设为 none 时才支持函数调用。节点现在用 gpt-5.6-terra。
• 0.2 的温度选项去掉了，因为模型页面没有列出温度设置。
• Check Mail Schedule Trigger 和以前一样是关着的。它现在也会启动 Rules、Categories 和 Delete Rules，和手动触发器一样。以前它只启动 Outlook 的读取，而 Merge 要等四个输入都到。
• 提示词示例 JSON 里逗号后面多出来的一个 1 去掉了。
• 便签改写了，还加了一张设置便签。
• 别的都没改。

开始之前

• 一个 n8n，n8n Cloud 或自己的服务器都行。
• 一个 Microsoft Outlook 账户和一个 OpenAI API 密钥。
• 一个有四张表的 Airtable base。Contacts 需要 Email、First Name、Last Name 和 Type 列。Rules 和 Delete Rules 放你自己的行。Categories 需要 Name、Usage、Sender Indicators 和 Subject Indicators，这是 Agent 的提示词用到的字段。
• 一个 Monday.com 账户，有 API 令牌，还有一个看板，其中名为 topics 的分组列着你的联系人。Airtable 那一步把第二列读成 Type，把第七列读成 Email，所以看板要有同样的列顺序。

设置

1. 在 n8n 里新建一个工作流，打开它的菜单，选 Import from File，选中 workflow.json。
2. 添加 Microsoft Outlook、OpenAI、Airtable 和 Monday.com 的凭据，再在要求凭据的节点里选中它们。
3. 在 Microsoft Outlook23 里，把 <YOUR_OUTLOOK_FOLDER_ID> 换成要读取的文件夹的 ID。
4. 在五个 Airtable 节点里，选你的 base 和表，或者替换占位符。
5. 在 Get Contacts from Monday.com 里，替换 <YOUR_MONDAY_BOARD_ID>。
6. 在 AI: Analyse Email 里，把系统消息中的 *insert role & title* 换成助手所服务的角色。
7. 点 Test workflow，到 Outlook 里看类别和重要性。
8. 满意以后，打开 Check Mail Schedule Trigger 并激活工作流。

一次运行的过程

1. 手动触发器启动 Microsoft Outlook23，它从文件夹里读取最多十封没有旗标、也没有类别的邮件。同一个触发器还启动三个 Airtable 查询，每个只运行一次。
2. Convert to Markdown 把每封邮件的正文变成文字。Email Messages 保留主题、重要性、发件人、发件地址和 ID，并清掉正文里的标签、链接、表格和多余的空格。
3. Loop Over Items 每次取一封邮件，Contact 在 Airtable 里按发件人地址查找。
4. Merge 等联系人、规则、类别和删除规则全部到齐。
5. AI: Analyse Email 拿到邮件、联系人、删除规则和类别。它用 JSON 回答，有 ID、主题、类别、可选的子类别和一段简短的分析，Structured Output Parser 把它固定成这个格式。
6. Set Category 把类别写到邮件上。If 检查子类别是不是 Action，是的话 Set Importance 把重要性设为 High。两条路都回到循环。
7. 另外，Update Contacts Schedule Trigger 默认每天运行一次。Get Contacts from Monday.com 读取看板，Save Contacts to Airtable 为每个人添加或更新一行，按 Email 匹配。

改变风格

• 每个类别的含义：Categories 表。
• Agent 遵守的规则：它的系统消息和 Rules 表。
• 读取哪些邮件：Microsoft Outlook23 里的过滤条件、文件夹和数量上限。
• 模型：OpenAI Chat Model。
• 联系人多久刷新一次：Update Contacts Schedule Trigger。

注意事项

• 这个工作流会改动真实的邮件。先在只有几封邮件的文件夹里运行。
• Merge 节点在循环里面。这个版本没有对 Outlook、Airtable、Monday.com 或 OpenAI 运行过，所以先用两三封邮件试一试，确认每封都得到了回答。
• Agent 以文字形式收到删除规则。没有哪个节点会删除邮件。
• 邮件文字、发件人、你的联系人和你的规则都会发给 OpenAI。
• JSON 里没有任何凭据。