AI 把邮件变成 Notion 任务，路由放在 Airtable

AI 把邮件变成 Notion 任务，路由放在 Airtable

一个 n8n 工作流，把邮件变成 Notion 任务。发到你地址、带一个加号和路由 id 的邮件，会选出 Airtable 表里的一行。那一行存着要用的
Notion 数据库和令牌。一个 AI 智能体写出任务标题和描述，第二个写摘要，两者都写进一个新的 Notion 页面。

里面有什么

• workflow.json：n8n 导出的工作流，26 个节点。三个是便签，另有三个组成一个标签小助手，一开始是关着的。里面没有任何凭据。
• README.md：这份说明。

和原来的副本相比，我们改了什么

• 原来用的是 gpt-4o，它将在 2027 年 1 月 14 日退役。现在两个智能体都用 gpt-5.6-terra。
• 智能体下面有两个关着的计算器工具。它们已经去掉。
• Gmail 标签 id、Airtable 的 base 和路由表原来是私有的。现在它们是占位符，比如
  <YOUR_ERROR_LABEL_ID> 和 <YOUR_AIRTABLE_BASE_ID>。
• 路由过滤原来用一个模式去读加号地址，遇到没有加号的邮件会抛出错误。现在它会跳过这样的邮件。
• 构建 Notion 页面的那一步被重写了。它把长文字切成每段 1900 个字符，路由没有可用的数据库链接时，会带着一句清楚的话停下。
• 两封通知邮件的文字被重写了。
• 标签小助手一开始仍是关着的，它的步骤写在一个便签里。
• 几个节点改了名，说明它们做什么，名字里也不再有带空格的连字符。连线没有变。

开始之前

• 一个支持加号地址的 Gmail 邮箱、n8n 里的 Gmail 凭据，以及两个名为 Error 和 Processed 的标签。
• 一个 Airtable 令牌，和一个带路由表的 base。列为 Name、Token、NotionDatabase、Email Alias 和 Active，
  还可以有 User 和 Status。Active 是一个复选框。
• 一个 OpenAI API 密钥。
• 每条路由一个 Notion 集成令牌，和一个共享给它、带名为 Name 的标题属性的数据库。

设置

1. 在 n8n 里新建一个工作流，打开它的菜单，选 Import from File。选中 workflow.json。
2. 给 Gmail Trigger 和另外五个 Gmail 节点添加一个 Gmail 凭据。
3. 关掉 Gmail Trigger，打开 Run Label Setup。把工作流运行一次，再把 Find Both Labels 里的两个标签 id 复制到
   Label IDs。然后关掉 Run Label Setup，打开 Gmail Trigger。
4. 在 Get Route by ID 和 Deactivate Route 里添加一个 Airtable 凭据，并把 <YOUR_AIRTABLE_BASE_ID> 和
   <YOUR_ROUTES_TABLE_ID> 换掉。
5. 给 Task Model 和 Summary Model 添加一个 OpenAI 凭据。
6. 往路由表里加一行，填上 Notion 令牌、Notion 数据库的链接，以及你带加号和这一行记录 id 的地址。勾上 Active，发布工作流，
   再发一封测试邮件。

一次运行的过程

1. Gmail Trigger 在收件箱里找到一封新邮件。Skip Handled Mails 丢掉已有 Error 或 Processed 标签的邮件，
   以及没有加号地址的邮件。
2. Extract Route ID 取出加号和 @ 之间的文字。Get Route by ID 从 Airtable 读取那一行。
   找不到那一行就走 Tell Sender No Route，邮件会被加上 Error 标签。
3. Active Routes Only 在 Active 被勾上时放行这条路由。路由关着时，邮件被丢弃，没有回复，也没有标签。
4. Generate Actionable Task 写出标题、描述和要点。Summarize Email 写出摘要，
   以及发件人、主题和日期那几行。
5. Format Notion Page Blocks 构建页面的正文，Create Notion Page 用这条路由的令牌把它发到 Notion。
   Label as Processed 给邮件做上标记。
6. 如果发送失败，Deactivate Route 取消勾选 Active，Tell Sender Route Is Off 给发件人发邮件，Label as Error 给邮件
   做上标记。

想换个结果，改这里

• 标题和描述的规则：Generate Actionable Task 的系统消息。
• 摘要和那几行抬头：Summarize Email 的系统消息。
• 页面的版式：Format Notion Page Blocks。
• 回复的文字：Tell Sender No Route 和 Tell Sender Route Is Off。
• 模型：Task Model 和 Summary Model。
• 读取哪些邮件：Gmail Trigger 和 Skip Handled Mails。

值得知道的事

• 路由表里存着 Notion 令牌，所以请把那个 base 保持私有。
• 页面标题写进一个叫 Name 的属性。把它改了名的数据库，需要改
  Format Notion Page Blocks。
• 当路由不存在或失败时，工作流会给发件人发邮件。把地址交给别人之前，先确认这是你想要的。
• 邮件文字会发给 OpenAI、Notion 和 Airtable，Notion 令牌就放在你的 Airtable 表里。
• Mindket 没有用 Gmail、Airtable、OpenAI 或 Notion 运行过这个工作流。Notion 的版本头 2022-06-28 和文字块的
  1900 字符上限，没有对照 Notion 当前的 API 检查过。