ERPNext 网站线索，按邮件转给对口的联系人

ERPNext 网站线索，按邮件转给对口的联系人

一个给用 ERPNext 的团队准备的 n8n 工作流。网站来了一条线索，一个 AI 智能体就对照你的公司文件和一张联系人表来读它，判断它是否属于你卖的东西，并找出该由谁处理。那个人会从 Outlook 收到一封通知邮件，里面有回到这条线索的链接。

包里有什么

• workflow.json：n8n 导出的工作流，26 个节点。其中十个是给各步骤做标注的便签。里面没有任何凭据。原来的副本在 JSON 之后多出一段杂散文字，Mindket 的副本已去掉。
• README.md：这份设置说明，压缩包里的是英文版。

我们相对原来的副本改了什么

• 原作者的 ERPNext 地址出现在两个节点里：Get Lead Data from ERPNext 和 Microsoft Outlook。现在它是 <YOUR_ERPNEXT_HOST>：请填上你自己的 ERPNext 地址，不要带 https://。
• 两个 Google Sheets 工具节点原来指向作者的文件。现在它们不指向任何文件，等你选自己的。两个 Docs 工具节点保留了 you-must-provide-the-doc-id 这段文字，等你替换。
• 智能体系统消息里的示例原来写着作者的公司、一个人名和一个邮箱地址。现在它们是 Example Co、Alex Morgan、Northwind Ltd 和 employee@example.com。
• Inquiry is Valid? 原来拿智能体的答复和那句加粗的无效线索提示比较，两边各有两个星号。提示词里那句话没有星号，所以一条普通的答复会被当成有效，再走到一封没有收件人的邮件。现在这个判断改成：答复里不含 Invalid Lead 就放行。
• 去掉了一张便签，上面是原作者的署名、一条付款链接和一则课程广告。
• 所有凭据关联都已删掉，请在每个需要凭据的节点里选你自己的。
• 别的都没改。它的 Code 节点和表达式都不用修。

开始之前

• 一个 n8n 实例，n8n Cloud 或自己的服务器都行，而且你的 ERPNext 要能通过互联网访问到它。
• 一个 ERPNext 站点，有给 n8n 用的 API 凭据，并且有权限在 Lead 文档类型上新增 webhook。
• 一个 OpenAI API 密钥。
• 一个 Google 账号，在 n8n 里有 Docs OAuth2 凭据和 Sheets OAuth2 凭据。
• 一个 Microsoft 账号，在 n8n 里有 Outlook OAuth2 凭据。
• 四个 Google 文件：公司简介、政策文档、缩写表和联系人表。

设置

1. 在 n8n 里新建一个工作流，打开它的菜单，选 Import from File，选中 workflow.json。
2. 添加一个 ERPNext API 凭据，在 Get Lead Data from ERPNext 里选中它。把这个节点的地址里和 Microsoft Outlook 里那条链接中的 <YOUR_ERPNEXT_HOST>，换成你的 ERPNext 地址。
3. 添加一个 OpenAI 凭据，在 OpenAI Chat Model 里选中它。
4. 添加一个 Google Sheets OAuth2 凭据。在 Abbriviations 和 Company Contact Database 里选中它，并各选一个文档和一张表。见下面的“Google 文件”。
5. 添加一个 Google Docs OAuth2 凭据。在 Company Profile 和 Company Policies 里选中它，并把 you-must-provide-the-doc-id 换成各自文档的 ID。
6. 添加一个 Microsoft Outlook OAuth2 凭据，在 Microsoft Outlook 里选中它。
7. 在 ERPNext 里打开 Webhook，给 Lead 文档类型加一个，触发条件设为新增。它的请求必须带 name、source 和 status。先用 Webhook 的测试地址。
8. 在 ERPNext 里加一条测试线索，来源填 Website，状态填 Open，再写一条备注。看过邮件之后，在 n8n 里点 Publish，再把 ERPNext 的 webhook 换成正式地址。

Google 文件

| 文件 | 智能体拿它做什么 |
|---|---|
| Company Profile | 你的产品、服务和解决方案，让它能判断一条询问属不属于这里 |
| Company Policies | 写通知时要遵守的规则 |
| Abbriviations | 你们团队用的缩写表，让它按你们的意思去读 |
| Company Contact Database | 每人一行，有邮箱，以及这个人负责的产品、解决方案或服务。最后那一列要你自己加 |

一条线索的过程

1. Webhook 接收 ERPNext 发来的线索，Source Website and Status Open 只放行 source 是 Website、status 是 Open 的线索。
2. Lead Body 留下请求体，Get Lead Data from ERPNext 按 name 取回这条线索。
3. 没有备注的线索会在 Inquiry has Notes 处结束运行。
4. Customer Lead AI Agent 拿到线索的姓名、公司、来源、备注、城市、国家和手机号。它可以去查那四个 Google 文件，并给出联系人的邮箱、主题和正文。
5. Inquiry is Valid? 拦下判为无效线索的答复。
6. Fields for Outlook 用文本规则从答复里读出地址、主题和正文。Email Body Text Generated by AI 留下正文，Email Body for Outlook 把它转成 HTML。
7. Microsoft Outlook 把它发给智能体找到的地址，末尾加上这条线索的链接。

改变结果

• 哪些线索算数：Source Website and Status Open。删掉它，就包含所有线索。
• 智能体怎么判断、怎么写：Customer Lead AI Agent 的系统消息，连同它的邮件模板。
• 谁收到邮件：联系人表里的各行。
• 邮件的外观：Email Body for Outlook 里的 HTML。
• 换一种通知方式：把 Microsoft Outlook 换成 WhatsApp 或聊天节点。
• 模型：OpenAI Chat Model。

注意事项

• OpenAI Chat Model 在文件里没有指定模型，所以节点用它自己的默认值 gpt-5-mini（n8n 的仓库，2026 年 11 月 12 日查阅）。OpenAI 的弃用页面同一天写明 gpt-5-mini 将于 2026 年 12 月 11 日关停，替代模型是 gpt-5.6-terra。在那之前，请在节点里选好模型。
• Webhook 没有设置认证，所以任何知道它地址的人都能发一条假线索。请在节点里和 ERPNext 的 webhook 里都加上 Header Auth。
• Fields for Outlook 靠标签找收件人、主题和正文，所以智能体必须保留模板里的 **Email Address(es):**、_Subject: 和 Dear。答复一旦丢了这些，Microsoft Outlook 就没有收件人。
• 智能体一写完邮件就发出，从你自己的 Outlook 账号发给它挑的地址。测试时，联系人表里只放你自己的地址。
• 表格工具和文档工具在你选好文件之前什么都读不到。没有它们，智能体只能凭线索本身作答。
• 线索的资料，以及智能体读到的表格行和文档，都会发给 OpenAI。
• OpenAI 对每条线索收一次智能体运行的费用，外加它每一次的工具调用。