Google Sheets 求职者招聘进度跟踪器

Google Sheets 求职者招聘进度跟踪器

一个 n8n 工作流。一封新的求职邮件会变成 Google 表格里的一行，之后两个表单、表格里的一次编辑和一次 Cal.com 预约，带着每位候选人走过初筛、任务和面试。

包里有什么

• workflow.json：n8n 导出的工作流，16 个节点，分成五条互不相连的线，每条线有自己的触发器。里面没有任何凭据，也没有作者的表格。webhook 的路径在原来的副本里是随机的，这里改成了 hiring-sheet-edit。
• README.md：这份设置说明，压缩包里的是英文版。

开始之前

• 一个 n8n 实例，n8n Cloud 或自己的服务器都行。
• 一个用于 Gmail 和 Google Sheets 的 Google 账号。
• 一个 OpenAI API 密钥。
• 一个 Cal.com 账号和它的 API 密钥，给预约那条线用。
• 下面说的那张表格，以及后面那段把你的编辑告诉 Webhook 的 Apps Script 小脚本。

表格

建一张表格，在第 1 行按下面的顺序写这 20 个列名，从 A 列一直到 T 列：

Indeed Email, First Name, Last Name, Job, Rejected, Questions, Screening, Test Complete, Test Approved,
Interview Scheduled, Hire, Email, Resume, Portfolio Link, Years of Experience, Expected Salary, Notes, Date Added,
Code, Test Link

表格编辑那条线按位置读列，所以这些列别挪位置。

| 列 | 位置 | 为什么要紧 |
|---|---|---|
| Rejected | E，第 5 列 | 编辑这里会发出 Gmail2 的邮件 |
| Screening | G，第 7 列 | 编辑这里会发出 Gmail1 的邮件 |
| Test Approved | I，第 9 列 | 编辑这里会发出 Gmail3 的邮件 |
| Email | L，第 12 列 | 三封编辑邮件发往的地址 |

Indeed Email 存的是求职邮件的发件地址。Code 是之后每一步用来匹配的键。

设置

1. 在 n8n 里新建一个工作流，打开它的菜单，选 Import from File，选中 workflow.json。
2. 建好带 20 列的表格，再复制它的 ID：地址里 /d/ 和 /edit 之间那一长串。
3. 添加一个 Google Sheets OAuth2 凭据。在 Google Sheets、Google Sheets1、Google Sheets2 和 Google Sheets3 里选中它，把 YOUR_SHEET_ID 换成这个 ID。每个节点用的都是第一个工作表，也就是 gid=0。
4. 添加一个 Gmail OAuth2 凭据，在 Gmail Trigger、Gmail、Gmail1、Gmail2 和 Gmail3 里选中它。
5. 在 Gmail Trigger 里加一个 Search 过滤条件，只让求职邮件启动运行，比如用你给它们打的标签来筛。
6. 添加一个 OpenAI 凭据，在 OpenAI 里选中它。
7. 添加一个 Cal.com 凭据，填你的 API 密钥，在 Cal.com Trigger 里选中它。你发布时，n8n 会自己到 Cal.com 注册 webhook，所以没有地址要复制。
8. 在 Cal.com 里加一个预约问题，标识符设为 code。Google Sheets3 从这个问题读取回答。
9. 写好 Gmail、Gmail1、Gmail2 和 Gmail3 的 Subject 和 Message。文件里它们是空的。
10. 把下面的 Apps Script 加进表格，填上 Webhook 的正式地址。
11. 保存，用每个表单的测试地址各提交一次，再点 Publish 发布，这样每小时的检查、两个表单和 webhook 才会运行。

表格编辑的 webhook

文件里不含让 Webhook 触发的脚本。Webhook 等的是一个 POST 请求，里面有被编辑单元格的值、它的列号，以及整行数据，格式是列表套列表。下面这段草稿发的正是这些。把它放进表格的 Apps Script 编辑器，替换 YOUR_WEBHOOK_URL，再到 Triggers 里给它加一个 On edit 触发器：普通的 onEdit 不能调用别的服务器。

function onSheetEdit(e) {
  var sheet = e.range.getSheet();
  var row = sheet.getRange(e.range.getRow(), 1, 1, sheet.getLastColumn()).getValues();
  UrlFetchApp.fetch('YOUR_WEBHOOK_URL', {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    payload: JSON.stringify({ value: e.value, range: { columnStart: e.range.getColumn() }, rowValues: row })
  });
}

只有 value 是文本 TRUE 时，Filter 才会放行，所以要勾选复选框，或者直接输入 TRUE。接着 Switch 把第 7 列交给 Gmail1，第 5 列交给 Gmail2，第 9 列交给 Gmail3，每个节点都写信到 rowValues[0][11]，也就是 L 列。

什么时候运行什么

| 线 | 什么时候开始 | 做什么 |
|---|---|---|
| 求职邮件 | Gmail Trigger 每小时检查一次，发现了新邮件 | OpenAI 从主题里读出职位名称，Google Sheets 按 Indeed Email 匹配，新增或更新这一行，Gmail 写信给发件人 |
| 入职 | 候选人提交 On form submission | Google Sheets1 更新按 Code 匹配到的行，把 Questions 设为 TRUE，并设置 Rejected |
| 表格编辑 | Apps Script 向 Webhook 发送请求 | Gmail1、Gmail2 或 Gmail3 写信给候选人 |
| 任务 | 候选人提交 On form submission1 | Google Sheets2 把 Test Complete 设为 TRUE，把链接存进 Test Link |
| 面试 | 有人在 Cal.com 上预约 | Google Sheets3 把 Interview Scheduled 设为 TRUE |

五条线在画布上互不相连，只有表格和代码把它们串在一起。

新行的 Code 来自 Math.floor(Math.random() * 999999)，是一个最多六位的数字。First Name 和 Last Name 是把发件人的显示名在第一个空格处拆开得到的。Date Added 的写法类似 02/11/26 09:30AM。

Years Of Experience 为 1 或以下时，Google Sheets1 把 Rejected 设为 TRUE，否则设为 FALSE。

改变结果

• 哪些邮件算求职邮件：Gmail Trigger 的 Search 过滤条件。
• 读职位名称的提示词：OpenAI 里的几条消息。这是一次 gpt-4o-mini 调用，按 { "job": "" } 的结构回答。
• 邮件内容：四个 Gmail 节点的 Subject 和 Message。在三封编辑邮件里，$json.body.rowValues[0] 是整行数据，所以 S 列的代码是 rowValues[0][18]，从 0 开始数。
• 拒绝规则：Google Sheets1 里 Rejected 的表达式。
• 表单问题：两个表单节点的字段，以及 Google Sheets1 和 Google Sheets2 里对应的列。
• 哪一列发哪封邮件：Switch 的三条规则，分别设为 7、5 和 9。

注意事项

• 空白邮件：四个 Gmail 节点没有主题也没有正文，写好之前发不出任何有用的内容。列名透露了一个顺序：第一封邮件请候选人填入职表单，并附上代码；Gmail1 布置任务，发出任务表单；Gmail3 请候选人预约面试；Gmail2 用来婉拒。
• 没过滤的收件箱：文件里的触发器没有 Search 过滤条件，所以这个账号收到的每封新邮件都会启动一次运行。这个版本的触发器还会取到你自己发出的邮件，所以工作流自己发的邮件可能被当成新的求职邮件。发布之前先加好过滤条件。
• 代码填错：Google Sheets1 和 Google Sheets2 找不到带这个代码的行时会追加一行，所以代码打错会留下一行不完整的记录。表单也不核对填代码的人是不是代码的主人。
• 同一个发件人再来一封邮件，会更新同一行并换上新的 Code，旧代码就失效了。
• 一年规则只在表格里把候选人标成 Rejected，自己不发任何邮件。n8n 通过 Sheets API 写入这个值，这不会触发你的编辑触发器，所以只有你亲手填这个值时，拒信才会发出。
• 对外敞开的入口：任何拿到表单地址的人都能提交，Webhook 也接受任何 POST 请求。打开它的 Authentication，并让脚本发送同样的请求头。
• 个人数据：邮件主题会发给 OpenAI，候选人的资料存在表格里，也会经过 Gmail 和 Cal.com。看看你所在地区对招聘数据有什么要求。
• 费用：每封新邮件一次简短的 OpenAI 调用。Gmail、Google Sheets 和表单在 n8n 里不另外花钱。