把 Gmail 里的发票和收据记成收支账目

把 Gmail 里的发票和收据记成收支账目

一个给小企业记账用的 n8n 工作流。它盯着你的 Gmail 收件箱，有带附件的邮件到达时，把第一个附件存到 Google Drive，再让 Mistral AI 读出里面的文字。接着 GPT-4.1 mini 判断这封邮件是不是跟钱有关，如果是，再判断钱是进来还是出去。一个智能体提取日期、金额、币种和编号，工作流往 Google Sheets 的 Transactions 标签页里加一行，附上文件在 Drive 里的链接。

包里有什么

• workflow.json：n8n 导出的工作流，十九个节点，没有便签。里面没有任何凭据。
• README.md：这份设置说明，压缩包里的是英文版。

我们相对原来的副本改了什么

• 作者的表格已删掉。Read Chart of Accounts、Add Expense to Transactions Sheet 和 Add Income to Transactions Sheet 改为要 YOUR_SHEET_ID，并按名称找标签页：Chart of Accounts 和 Transactions。
• Check if it’s revenue or expense 里判断收入或支出的规则把一家公司称作“我的公司”。这个名字现在写的是 YOUR_COMPANY_NAME，好让模型知道哪些发票是你开出的，哪些是你收到的。
• 其他都没有改。原来的副本不需要修复反斜杠。

开始之前

• 一个 n8n 实例，n8n Cloud 或自己的服务器都行。
• 一个接收发票和收据的 Gmail 账号。
• 一个能用 Google Drive 和 Google Sheets 的 Google 账号（同一个账号就行）。
• 一个能用 gpt-4.1-mini 的 OpenAI API 密钥。
• 一个 Mistral AI API 密钥，用来读取附件。

设置

1. 在 n8n 里新建一个工作流，打开它的菜单，选 Import from File，选中 workflow.json。
2. 添加 Gmail OAuth2 凭据，在 Gmail Trigger 里选中它。
3. 添加 Google Drive OAuth2 凭据，在 Upload file 和 Download file 里选中它。
4. 建好表格（见下文），复制它的 ID，也就是地址里 /d/ 和 /edit 之间那一长串。添加 Google Sheets OAuth2 凭据，在三个表格节点里选中它，再把每个节点里的 YOUR_SHEET_ID 换成这个 ID。
5. 添加 OpenAI 凭据，在 OpenAI Chat Model、OpenAI Chat Model1、OpenAI Chat Model2 和 OpenAI Chat Model3 里选中它。
6. 用你的 Mistral AI 密钥添加 Mistral Cloud 凭据，在 Extract text 里选中它。
7. 打开 Check if it’s revenue or expense，找到系统提示词里的第 5 条规则，把 YOUR_COMPANY_NAME 换成你公司的名字。
8. 发布之前先读注意事项。文件原样导入时，没有附件的邮件会报错停下，修法写在那里。
9. 保存，给自己发一封带 PDF 的发票，在编辑器里运行一次，然后点 Publish。

表格

一张 Google 表格，两个标签页：

• Chart of Accounts：你的科目，每行一个，列随你定（比如名称，以及属于收入还是支出）。每一行都会作为背景交给模型。
• Transactions：表头是 TransactionID、Date、Type、Category、Invoice Link、Amount 和 Description。文件里的金额表头末尾带一个空格。照样写，或者在两个 Add 节点里把这一列改名。

一次运行的过程

1. Gmail Trigger 每分钟检查一次收件箱，完整取回每封新邮件和它的附件。
2. If Email Contains Document 把带附件的邮件和其他邮件分到两条路上。
3. 带附件时：Upload file 把第一个附件存到 Drive 根目录，Download file 再把它取回来，Extract text 把它交给 Mistral 的 OCR 模型，返回里面的文字。
4. Check for Transaction Email 读取提取出的文字、主题、正文和发件人。GPT-4.1 mini 判断这封邮件算不算交易。不算的到此为止。
5. Read Chart of Accounts 和 Aggregate Categories 把科目标签页合成一份清单。
6. Check if it’s revenue or expense 按提示词里的规则和例子，把这笔交易分成 Expense 或 Income。
7. Expense AI Agent 或 Income AI Agent 以 JSON 提取交易编号、DD/MM/YYYY 格式的日期、类型、金额、币种符号和一段备注。
8. Add Expense to Transactions Sheet 或 Add Income to Transactions Sheet 追加一行：类型写进 Category，备注写进 Description，币种和金额合在一起写进 Amount ，Drive 链接写进 Invoice Link。

改变风格

• 什么算交易：Check for Transaction Email 里的两个类别和它们的说明。
• 收入还是支出：Check if it’s revenue or expense 系统提示词里的规则和例子。
• 记录什么：每个智能体系统消息里的字段列表，以及每个 Structured Output Parser 里的示例。两处都加上一个字段，再在对应的 Add 节点里映射它。
• 多久检查一次：Gmail Trigger 里的 Poll Times。

注意事项

• 没有附件的邮件会失败：这条路径跳过了 Extract text 和 Upload file，但后面的节点还在读 $('Extract text').item 和 $('Upload file').item。n8n 会以 "Node 'Extract text' hasn't been executed" 停下这样的运行。修法是把每处读取包在 isExecuted 里，例如 {{ $('Extract text').isExecuted ? $('Extract text').item.json.extractedText : '' }}。它们在 Check if it’s revenue or expense、两个智能体的提示词，以及两个 Add 节点的 Invoice Link 里。
• 类别：科目表交给了模型，但没有任何地方要求它们从中挑选。Category 里是智能体描述的类型，比如 "Subscription Renewal"。想用你自己的名称，就让两个智能体从科目表里挑。
• 每个附件都会存下来：上传发生在检查邮件之前，所以新闻简报和票据也会进你的 Drive。每个文件都叫 attachment_0，因为这是 Upload file 里写死的名字。一封邮件只读第一个附件。
• 金额是文本：支出写成负号、币种符号加数字（-₹140.00），收入写成币种符号加数字。表格可能把它们当文本，求和需要一个辅助列。
• 费用：每封新邮件至少一次 GPT-4.1 mini 调用，一笔交易最多三次。Mistral 读的每个附件都要计费，不管最后算不算交易。
• GPT-4.1 mini：OpenAI 的弃用页面（2026 年 11 月 2 日查阅）写明，gpt-4.1-mini 背后的 gpt-4.1-mini-2025-04-14 将在 2027 年 1 月 14 日移除，推荐改用 gpt-6-luna。在那之前把四个聊天模型节点都换掉。
• 两个智能体的系统消息开头都多了一个 =。模型不会理会它。
• 重复：写入前不会先查表格，所以同一封邮件到达两次就会记两次。
• 你的数据：邮件文字和附件会发给 OpenAI 和 Mistral，附件留在你的 Drive 里。账目依赖某一行之前，先把它和对应的文件对一遍，因为模型可能读错数字或日期。