# 怎样用 AI 分析 Excel 数据，并核对数字 > 用 AI 分析 Excel 数据，先把表格整理成只有一行表头的单张表，再在 Excel、Google 表格或能接收文件的聊天应用里，用平常的话提问。要一张图表，分享之前再用公式核对关键的合计数。 Mindket 编辑部 · 发布于 2026-11-04 · 更新于 2026-11-05 · https://mindket.com/cn/learn/ai-for-work/analyze-spreadsheets-with-ai ## 要点 - 提问之前，先把表格整理成只有一行表头的单张表。 - 每条消息只问一个问题，并说明你指的是哪几列。 - 问清楚 AI 用了哪些行和哪些列，并要求画一张图表。 - 分享之前，用 SUM 或 SUMIF 重新算一遍你要引用的数字。 ## 开始之前 你需要一份只装着一张表的电子表格：先是一行表头，然后每个事项占一行，比如每个订单一行，或每张发票一行。整洁的表格对本课的每个工具都有帮助。微软的 [Analyze Data 页面](https://support.microsoft.com/en-us/office/analyze-data-in-excel-3223aab8-f543-4fda-85ed-76bb0295ffc4)给出了表格该有的样子：把数据设置成 Excel 表格，只用一行互不重复的列标题，避免双层表头和合并单元格，把“2017-01-01”这样的文本日期转成真正的日期。 开始之前，先存一份文件副本。有些模式会直接修改工作簿，微软说 Excel 里的 Copilot 默认打开的就是编辑模式。 ## 分五步提问 下面这条提示词，在任何一个工具里都能用。它是我们自己写的示例，请换成你自己的列名。 ````text 这张表每个订单占一行，列有日期、地区、产品、数量和销售额。 1. 在数据的最后三个月里，哪个地区的销售额合计最高？ 2. 用折线图显示每月的销售额。 3. 列出看起来有问题的行，比如数量为负数或地区为空。 每个回答都请说明你用了哪些列和哪些行。 ```` 1. **整理表格。**一行表头，没有合并单元格，日期是真正的日期。在 Excel 里，Windows 按 Ctrl+T，Mac 按 Cmd+T，就能把数据设置成表格。 2. **在数据所在的地方打开 AI。**在 Excel 里，选右下角的 Copilot 图标，先用 Chat only 模式，它只分析数据，不改动工作簿。在 Google 表格里，点右上角的 Ask Gemini。在 Claude 里，点 +，添加文件，如果是 XLSX 文件，还要打开代码执行和文件创建。 3. **一次只问一个问题，并用你的列名。**用表头里的字眼，应用就不必去猜“销售”指的是哪一列。 4. **问它是怎么得出答案的。**问它用了哪些行和哪些列。Copilot 会在工作时展示它的计划和改动，Gemini 能展示它的分析步骤和背后的代码。 5. **要一张图表。**Gemini 能把图表插入一个新的关联标签页，Copilot 会生成与你的数据关联的图表和数据透视表，Claude 则能做出 PNG 图表图片，或一个新的 Excel 文件供你下载。 ## 哪个工具适合你的文件 选已经在你工作流里的那个。依据各家帮助页面现在的说法，它们各自需要什么： - Excel 里的 Copilot 从右下角的图标打开。如果你的订阅不含它，或者你的机构做了限制，它可能不会出现。 - Analyze Data 在 Home 选项卡上，面向 Microsoft 365 订阅用户。它会给出排名、趋势、异常值和占多数的类别这几类洞察，也不保证给出任何建议。 - Google 表格里的 Gemini 需要符合条件的 Google Workspace 或 Google AI 套餐，对原生 Google 表格文件效果最好。.xlsx 文件要先用 File 里的 Save as Google Sheets 转换。 - Claude 在聊天里接收 CSV，XLSX 则要先打开代码执行和文件创建。它处理你上传的文件，再交回文件供你下载。付费套餐还能用 Claude 的 Excel 插件，直接在工作簿里面工作。 **各个工具能做什么** | | Excel 里的 Copilot | Analyze Data | Google 表格里的 Gemini | Claude | | --- | --- | --- | --- | --- | | 在电子表格里面工作 | ✓ 是 | ✓ 是 | ✓ 是 | ◐ 部分 | | 用平常的话回答问题 | ✓ 是 | ◐ 部分 | ✓ 是 | ✓ 是 | | 能做图表 | ✓ 是 | ✓ 是 | ✓ 是 | ✓ 是 | | 能修改你的工作簿 | ✓ 是 | ◐ 部分 | ✓ 是 | ◐ 部分 | 来源：[Microsoft: Get started with Copilot in Excel](https://support.microsoft.com/en-us/office/get-started-with-copilot-in-excel-d7110502-0334-4b4f-a175-a73abdfc118a) (2026-11-05 查阅)；[Microsoft: Analyze Data in Excel](https://support.microsoft.com/en-us/office/analyze-data-in-excel-3223aab8-f543-4fda-85ed-76bb0295ffc4) (2026-11-05 查阅)；[Google: Use Gemini in Google Sheets](https://support.google.com/docs/answer/14218565?hl=en) (2026-11-05 查阅)；[Anthropic: Create and edit files with Claude](https://support.claude.com/en/articles/12111783-create-and-edit-files-with-claude) (2026-11-05 查阅)；[Anthropic: Collaborate with Claude across Excel, PowerPoint, Word and Outlook](https://claude.com/blog/collaborate-with-claude-across-excel-powerpoint-word-and-outlook) (2026-11-05 查阅) > 微软说，Analyze Data 里的平常话提问正在逐步推出，可能并非每个国家或地区都能用，所以那一行标为“部分”。Claude 在第一行标为“部分”，是因为只有它的 Excel 插件能在 Excel 里面工作，而且要付费套餐。聊天处理的是你上传的副本。 ## 核对数字 关于电子表格的回答看起来很精确，正因为这样才要核对。Analyze Data 只看一组特定类型的洞察，Gemini 的输出也可能不准确，它们的帮助页面都这样写。核对大约五分钟，用的是 Excel 和 Google 表格都有的公式。 请按你自己的表调整区域和列字母。 ````text =COUNTA(A2:A500) A 列有多少行有内容 =SUM(E2:E500) E 列的合计 =SUMIF(B2:B500,"北区",E2:E500) B 列是“北区”的那些行，E 列的合计 =AVERAGE(D2:D500) D 列的平均值 ```` **五分钟核对数字** 1. 数一数行数。把 AI 用的行数，和你表里用 COUNTA 数出来的行数比一比。对不上，就是它漏了行，或者重复算了行。 2. 重算一个合计。拿你要引用的那个数字，用 SUM 或 SUMIF 自己重新算一遍。 3. 抽查三行。随便打开三行，看它们是怎样进入答案的。 4. 看两头的值。按最大和最小的值排序。多打了一个零之类的笔误，通常就在那里。 5. 要求说明过程。问它用了哪些行和哪些列，再和你自己数的对一对。 ## 装着隐私数据的表格 一张表里常常有客户姓名、工资或利润率。微软说，Analyze Data 用 AI 服务分析你的数据，并指向了它的隐私声明。Google 说，共享的文件或外部来源的文件里有其他域的用户时，Gemini 的侧边栏会警告，Gemini 添加的内容可能被这些用户看到。 Anthropic 又补充了一条关于他人文件的警告：藏在外部文件或网站里的恶意指令，可能骗 Claude 运行不可信的代码，或者把它上下文里的数据发给第三方。它的页面建议在 Claude 工作时盯着它。要用你信任的文件，上传之前，先删掉这个问题用不上的列。 ## Excel 版开放给 Pro 套餐时，Claude 团队在 X 上说了什么 2026 年 1 月 23 日，Claude 的官方账号[在 X 上宣布](https://x.com/claudeai/status/2014834616889475508)，Claude in Excel 已向 Pro 套餐开放。帖子列了三项变化：可以拖放多个文件，不覆盖你已经填好的单元格，以及借助自动压缩支持更长的会话。 到了 5 月，Anthropic 让这个插件[正式上线](https://claude.com/blog/collaborate-with-claude-across-excel-powerpoint-word-and-outlook)，面向使用付费套餐的 Mac 和 Windows 用户，同时上线的还有 PowerPoint 版和 Word 版。它在工作簿里面工作，上传文件的聊天做不到这一点。改动还会在几个应用之间同步：在 Excel 里调整一个假设，PowerPoint 里的图表和 Word 备忘录里的数字也会跟着更新。 不动你已经填好的单元格，不等于有了备份。插件开始编辑之前，先存一份副本，它写进表里的每个合计，都用你自己写的公式重算一遍。 > Claude 现在支持拖放多个文件，不会覆盖你已有的单元格，还能借助自动压缩处理更长的会话。 > > Claude, Anthropic 的 AI 助手，自己的官方账号，引文为译文, [X](https://x.com/claudeai/status/2014834616889475508) (2026-11-05 查阅) [![Claude（@claudeai）2026 年 1 月 23 日在 X 上发帖：Claude in Excel 现已向 Pro 套餐开放。Claude 现在支持拖放多个文件，不会覆盖你已有的单元格，还能借助自动压缩处理更长的会话。帖子附有 Claude 的 Excel 页面链接。](https://mindket.com/blog/shots/x-claudeai-excel-pro-plans.webp?v=c22c839ce51a)](https://x.com/claudeai/status/2014834616889475508) Claude 在 X 上，2026 年 1 月 23 日 > X 官方嵌入卡片的截图，拍摄于 2026 年 11 月 5 日，时间为 UTC。点击截图可到 X 上打开原帖。 ## 常见错误 - 跳过整理表格这一步。微软的页面列出了结果为空的常见原因：合并单元格、双层表头、文本日期和旧的 .xls 格式。 - 在唯一的一份文件上操作。Copilot 默认是编辑模式，所以先存一份副本，或者先用 Chat only。 - 以为图表会跟着数据变。在 Gemini 里，用生成的数据做的图表，不会随源数据变化而更新，所以修改表格之后要重做图表。 - 丢了对话。Google 说，如果你刷新页面、关闭后重新打开表格或者断网，Gemini 在表格里的对话记录就会丢失，所以要把有用的输出插进表格里。 - 一条消息里问五个问题，再引用最先回来的那个数字。一次问一个，然后做五分钟核对。 ## 自己试一试 - 拿一张你很熟的表，比如上个月的开销，把它整理成一张表格。 - 问一个你已经知道答案的合计，看 AI 答得对不对。 - 要一张图表，然后改动数据里的一个值，看图表有什么变化。 - 对其中一个答案做五分钟核对，把你发现的问题写下来。 ## 下一课：AI 助手 现在你已经能用 AI 写邮件、做调研、概括文档和读懂电子表格，并且核对每一份结果。下一门课转向你做这些事时用的应用：[怎样用 ChatGPT](https://mindket.com/cn/learn/ai-assistants/chatgpt-tutorial)讲它的项目、记忆和文件，后面几课再讲 Claude、NotebookLM 和 Gemini。 智能体则更进一步，它会替你采取行动，[什么是 AI 智能体](https://mindket.com/cn/learn/prompt-engineering/what-is-an-ai-agent)一课先讲清这个概念。到了后面的编程课程，你会真正用上一个智能体。 ## 自测一下 1. Excel 里的 Copilot 哪种模式只分析数据，不改动工作簿？ A. Allow editing B. Chat only C. Plan 答案：B。 微软说 Chat only 只给出洞察，不改动工作簿，而默认的编辑模式会直接改动。 2. Gemini 用生成的数据做了图表，之后你修改了源数据，图表会怎样？ A. 自动更新 B. 被删除 C. 变成表格 D. 保持原样，直到你重做 答案：D。 Google 说，用生成的数据做的图表，不会随源数据变化而更新。 3. Analyze Data 在你的表里什么也没找到，微软列出的解决办法是什么？ A. 设置成表格，并只用一行互不重复的标题 B. 再多合并一些单元格 C. 把文件另存为 .xls D. 把日期输成文本 答案：A。 微软列出的办法有：表格格式、一行互不重复的标题、没有合并单元格、真正的日期，以及较新的文件格式。 4. 对 AI 给出的数字，最好的第一步核对是什么？ A. 问 AI 它是否确定 B. 四舍五入到十位 C. 在你自己的表里用 SUM 或 SUMIF 重新算一遍 D. 把图表删掉 答案：C。 你自己在同一份数据上写的公式，能显示 AI 的答案和你的表对不对得上。 ## 常见问题 ### 能把 Excel 文件上传到聊天应用吗？ Claude 能读 CSV 和 TSV 数据文件，打开它的文件工具之后也接收 XLSX。Gemini 接收大多数文件类型，它的页面说你可以请它用上传的电子表格做图表。 ### Excel 里的 Copilot 需要付费的微软套餐吗？ Copilot 需要一份包含它的许可，Analyze Data 需要 Microsoft 365 订阅。表里的其他工具各有各的要求，请查看你打算用的那一个。 ### AI 最多能分析多大的电子表格？ Analyze Data 不支持超过 150 万个单元格的数据，微软说目前没有解决办法，暂时可以先筛选数据，再复制到别处运行 Analyze Data。上传到 Claude 或 Gemini 的文件，适用第 3 课表里的文件限制。 ### 为什么 Analyze Data 在我的表里什么也没找到？ 先看看版面布局。微软列出了解决办法：设置成表格，用一行互不重复的标题，取消合并单元格，把文本日期转成真正的日期，把 .xls 文件另存为 .xlsx、.xlsm 或 .xlsb。 ### AI 会改动我的原始数据吗？ 只有某些模式会。编辑模式直接改动工作簿，Plan 模式先给出计划，Chat only 则不动工作簿。Gemini 会先给出预览，要你点 Apply，也可以 Undo。无论哪种，都要留一份副本。 ### 数据变了，图表会跟着更新吗？ 不一定。Gemini 里用生成的数据做的图表，不会在底层数据变化时刷新，而来自 BigQuery Connected Sheets 的图表会刷新。修改表格之后，要重做图表。 ## 资料来源 - [Microsoft: Get started with Copilot in Excel](https://support.microsoft.com/en-us/office/get-started-with-copilot-in-excel-d7110502-0334-4b4f-a175-a73abdfc118a) (2026-11-05 查阅) - [Microsoft: Analyze Data in Excel](https://support.microsoft.com/en-us/office/analyze-data-in-excel-3223aab8-f543-4fda-85ed-76bb0295ffc4) (2026-11-05 查阅) - [Google: Use Gemini in Google Sheets](https://support.google.com/docs/answer/14218565?hl=en) (2026-11-05 查阅) - [Anthropic: Create and edit files with Claude](https://support.claude.com/en/articles/12111783-create-and-edit-files-with-claude) (2026-11-05 查阅) - [Anthropic: Collaborate with Claude across Excel, PowerPoint, Word and Outlook](https://claude.com/blog/collaborate-with-claude-across-excel-powerpoint-word-and-outlook) (2026-11-05 查阅) - [Anthropic: Uploading files to Claude](https://support.claude.com/en/articles/8241126-uploading-files-to-claude) (2026-11-05 查阅) - [Google: Upload and analyze files in Gemini Apps](https://support.google.com/gemini/answer/14903178?hl=en) (2026-11-05 查阅) - [Claude (@claudeai) on X: Claude in Excel on Pro plans](https://x.com/claudeai/status/2014834616889475508) (2026-11-05 查阅) [浏览智能体](https://mindket.com/cn/agents)